不動産売却時の必要書類は？売却前・契約・引渡し・確定申告で用意すべきものを徹底解説

個人が所有する不動産売却に必要な書類は大きく分けて以下の4種類です。

1.不動産に関する証明書類・不動産の情報に関する書類
2.本人確認・不動産の処分権限を証明する書類
3.ローン返済・抵当権抹消に関する書類
4.確定申告書類

これらの書類を売却前・契約時・引渡し時・引渡し後に分けて解説します。中には不動産仲介会社の担当者が取得してくれる書類もありますので、担当者に相談しながらそろえていきましょう。

売却前は、主に物件を査定するための書類が必要です。購入時から保管している書類が中心となります。手元にない・紛失した書類は、査定する不動産会社に相談してみましょう。

登記事項証明書は、登記簿に登録されている現在の物件の基本的な情報や所有者、担保権の内容を証明する書類です。近年は オンライン申請（登記情報提供サービス）で取得する形が主流 となっており、離れたところにある物件でも、全国の法務局で取得可能です。

公図・測量図・境界確認書は土地の形や面積がわかる図面、建物図面は土地に対する建物の位置関係や各階の建物の形を示した図面です。いずれも法務局で取得することができます。公図は作成された年代によって、現況と形や面積のずれがあります。

比較的新しい測量図や境界確認書などがあれば、精度の高いものといえるでしょう。登記簿謄本とあわせて、物件の購入時の引渡書類に含まれていますので、手元に保管しているものがあれば提出します。

建築時の設計図面や販売時のパンフレットに記載されている面積や図面によって、建物の床面積や部屋、バルコニーなどの正確な広さを知ることができます。現況との違いを確認するのにも役立ちますので、手元にあれば準備しておきましょう。

売買契約書、重要事項説明書、建物の建築工事請負契約書などには、売買価格は売り出し時の参考価格のほか、建築に関する法令上の制限など重要な情報が含まれていますので、事前にそろえておきたい書類です。

建物を建築するときに、建築士が建築基準法に適合した建物であることの審査を行政に申請し、あわせてその検査が通ったことを確認するための書類です。戸建てを売却するときには事前に必要となります。検査済証がない場合もありますが、救済措置があるので不動産会社や建築事務所に相談してみましょう。

毎年6月ごろに送られてくる、土地・建物の固定資産税の明細・通知書です。固定資産税評価額と納税額が記載されています。査定の参考になるほか、買主が支払う登記に関する手数料や不動産取得税の計算にも使う書類です。

接道道路が私道の場合には、私道を通行できることが証明できる書類があります。水道などの施設が私道を通る場合には掘削許可証など、私道の利用に関する書類があると安心です。

管理費用・修繕積立金の金額は査定に影響する場合があるため、マンションの売却時は、管理規約・使用細則、大規模修繕計画書についても事前に確認が必要です。また、修繕計画を確認し、大規模修繕がいつ頃にあるのかについても、事前に確認しておきましょう。

居住中にリフォームや増改築を行った場合には、その際の図面や設備の更新に関する情報がわかる書類があると、現況の家屋の状況が把握しやすくなります。修繕に関する書類も同様です。

査定時の本人確認のほか、所有者の登記事項がと本人確認書類と相違ないかという点も事前に確認しておくべき事項です。

売買契約時の必要書類は、おおむね不動産会社が書式を作成します。売主は現在の状況について報告し、必要に応じて書類を作成することになります。

物件状況報告書は、物件の現在の状況や不具合の有無、過去の修繕や不具合発生の有無などを記載した書類です。売買契約における契約不適合責任に関わる重要な書類といえます。物件状況報告書にない不具合については、売主の責任となると考えても過言ではありません。誠実に状況を報告しましょう。

建物に付属する設備の一覧です。給湯器や食洗器、オーブン、ビルトインエアコンなど、付帯設備の有無を一覧で記載します。「内覧のときにあったのに引渡しのときにない」といったトラブルを防止するためです。

耐震診断報告書は、建築会社や建築士が建物の耐震性の状況を診断し、報告書にまとめたものです。特に旧耐震のころに建築された建物については事前に耐震性について診断してもらった方が安心できるでしょう。

アスベスト使用調査報告書は、建物内部のアスベスト（石綿）の使用について調査した報告書です。建物の解体をともなう、一定規模以上の工事については、都道府県などへの報告が必須になっています。一般の木造家屋の売買では、それほど重視しなくても良いでしょう。

売買契約書、重要事項説明書、媒介契約書は、宅建業法に基づいて、基本的には仲介会社が作成します。専門的な文言のため理解が追い付かないところもあるかもしれませんが、契約条件に関わる重要な書類です。わからないところは遠慮なく不動産仲介会社の担当者に質問しましょう。

本人確認書類は、売買契約時の本人確認、契約の意思の確認に必要です。また、犯罪収益移転防止法によって、宅建業者は売主・買主の本人確認をして必要書類を作成・保管することが義務付けられています。

契約後の代金決済・引渡し時には、主に登記に必要な書類、物件に関する引渡し書類、ローン完済に関する書類が必要となります。事前に、仲介担当者、ローンの取扱金融機関、司法書士と連絡をとって、必要書類をまとめておきましょう。

権利証書・登記識別情報は所有権移転登記、抵当権抹消登記に必要な登記情報が記載された書類です。登記済権利証を一般的には権利証（権利証書）と呼び、物件購入時に司法書士から受け取ります。古い物件の場合には登記申請事項について証明する書類のみですが、登記識別情報という目隠しシール付きの書類が添付されているのが一般的です。

固定資産税評価証明書は、所有者もしくは所有者から委任状を発行された仲介担当者が市役所の窓口で取得します。登記費用を計算するのに原本が必要で、登記書類とあわせて司法書士に提出します。

売買代金の振込口座（通帳やキャッシュカード）が記載された書類です。書式は一般的には仲介担当者が用意します。大手銀行の口座が推奨され、名義は売主本人に限られます。事前に銀行名、支店名、口座番号、名義人を確認できるものを用意しておきましょう。必要に応じてコピーを提出します。

固定資産税・都市計画税の精算をするための精算書です。固定資産税・都市計画税は1月1日時点での所有者が当年度の固定資産税を支払うため、年度の途中で売却した場合には、買主は売主に対して日割りで固都税を清算します。売主の納税通知書をもとにして不動産仲介会社が作成するのが一般的です。

鍵の引渡しをもって建物を引渡したことになります。その鍵と玄関や勝手口などの対応表が記載されている一覧表です。

所有者変更届出書は、マンション売買のときに管理組合に届け出る書類です。書式は管理組合もしくは管理会社にありますので、事前に入手しておきます。管理規約の継承や新所有者の管理費の支払い方法などが記載されています。

決済・引渡しの際に抵当権の抹消をともなう場合には、金融機関が発行するローン残高証明書が必要です。これも事前に取扱金融機関から入手しておく必要があります。あわせて、決済当日のスケジュールや金融機関の手続きも確認しておきましょう。

抵当権抹消に必要な申請書類は司法書士が作成します。抵当権抹消登記申請書や登記申請の委任状などがあります。押印書類の提出方法などについては事前に細かなチェックをしておくと安心です。

このほか、添付書類としてローンの取扱金融機関が発行する完済証明書（弁済証書・解除証書など名称は異なる）や、抵当権の登記識別情報（抵当権者である取扱金融機関が保管）も必要になります。事前に金融機関で必要な手続きを確認しておくことが大切です。

物件の売買代金から取得費（取得時にかかった売買代金、登記費用など）および譲渡費用（仲介手数料など）を差し引いたときに、譲渡所得がある場合には引渡しの日を含む年の翌年に確定申告をします。特例を適用して譲渡所得がかからない場合であっても確定申告が必要なので注意しましょう。

申告書のフォーマットは税務署で取得するか、国税庁HPからダウンロードして取得します。近年はオンラインでの作成・申告が主流です。数字の修正や作成が容易なので、調べてみると良いでしょう。

売買契約書、重要事項説明書のすべてのページをコピーして申告書に添付します。オンラインで提出した場合には添付を省略できますが、あとで税務署に提出を求められても良いようにしておきましょう。

取得費、譲渡費用を計算するために必要な領収書、媒介契約書は、添付書類として必要です。また、特例を受けるための添付資料として、売却した不動産の登記簿謄本、買い替えた不動産の借入金の残高証明書などが必要となることがあります。オンライン申請の場合には添付を省略できるものがありますので、詳細は税理士などの専門家もしくは税務署に確認するのが良いでしょう。

所有者が成年被後見人の後見開始の審判を受けている、相続により不動産を取得したなど特殊な場合には、状況に応じた書類が必要になってきます。どの場合も法的な制度が関係してきますので、専門家や制度の関係機関・行政機関に相談しながら書類の作成・収集を進めておきましょう。

成年被後見人とは、認知症などで判断能力を失い、家庭裁判所から後見開始の決定を受けた者をいいます。成年被後見人が所有する居住用不動産の処分は家裁の許可がないと無効になるため、売買に先立って居住用不動産処分許可の申し立てを行うなど所定の手続きが必要です。

売買に必要な書類：処分許可審判書、後見登記事項証明書等

近年は空き家が社会問題化しており、相続人間で手続きが進んでいない不動産もあることでしょう。このような不動産を売却するためには、売買に先立ち相続登記を済ませておく必要があります。そのため、まずは相続財産について遺産分割協議をし、協議書を作成して相続登記をします。相続財産が多数でまとまらない場合には、売買対象となる不動産を相続する人だけでも定まっていれば、相続登記は可能です。

相続登記に必要な書類：遺産分割協議書、戸籍謄本・除籍謄本等

海外に居住していて日本に住んでいない不動産の所有者が不動産を売却する場合は、登記実務において、本人確認書類に特徴があります。住民票や印鑑証明書がないので、それに代わる居住国の証明書類などの本人確認書類が必要です。

売買に必要な書類：在留証明書・サイン証明書・代理権限委任状

建物を解体した場合には、建物の滅失登記が必要となります。建物の滅失登記に必要な書類が別途必要になりますので、申請を依頼する司法書士に確認しましょう。解体業者が用意する証明書がありますので、登記書類について解体業者にも伝えておくことです。

建物の滅失登記に必要な書類：建物滅失証明書、解体業者の印鑑証明書、建物の位置図、滅失登記申請書等登記書類

ここからは、不動産売却時に必要となる書類について、よくある疑問について紹介します。

権利証（登記識別情報）を紛失した場合でも書類の再発行は認められていません。もっとも、救済手段がありますので司法書士に相談するのが良いでしょう。例えば司法書士による「本人確認情報」の作成、事前通知制度、公証人による認証の制度が用意されています。

共有名義の不動産は、原則として共有者全員の同意が証明された書類が必要になります。同意書には、共有者全員の実印・印鑑証明書を添付しなければならないので、事前に収集しておく必要があります。

古民家で建築図面や建築確認書類がなかったとしても、査定や売却自体は可能です。もっとも、買主のローン審査などに影響があるため、価格交渉の材料になる可能性があるでしょう。

不動産売却に必要な書類は、査定時、契約時、引渡し時、確定申告時に分けて考えると整理しやすいと思います。まずは、不動産関係の書類をかき集めて、どの書類にあたるのかを仕分けしてみると良いでしょう。自分が保管しておいた書類だとわかりやすいですが、相続などで家族が保管した書類については収集することが難しいことがあります。専門家の助けを借りながら、段取りよく資料収集を進めていくことが肝要です。